Dalam percakapan biasa, kita kadangkala menyebut istilah data dan maklumat bertukar ganti seolah-olah tidak ada beza antara kedua-dua perkataan tersebut. Dari perspektif
Sistem Komputer, terdapat perbezaan di antara "Data" dan "Maklumat".
Data ditakrifkan sebagai fakta tentang sesuatu perkara.
Contohnya:
a. kos sepasang kasut adalah RM5,
b. harga jualan sepasang kasut adalah RM10 dan
c. jumlah pasang kasut di dalam stok adalah 3.
Ketiga-tiga pernyataan di atas merujuk kepada fakta yang wujud dalam senario tertentu.
Maklumat ditakrifkan sebagai 1)data yang telah diproses dan menjadi 2)sesuatu yang berguna dalam proses membuat keputusan.
Contohnya dalam senario di atas, antara keputusan penting yang mungkin berkaitan dengan fakta ini adalah "Adakah jual beli kasut menguntungkan?"
Untuk mencapai keputusan "Ya" atau "Tidak", kita perlu memproses data (a,b, dan c) supaya menghasilkan jawapan yang dikehendaki. Dalam bidang pengajian perniagaan, kita tahu bahawa formula pulangan jualan = kuantiti x ( harga jualan - harga kos). Sekiranya nilai kiraan adalah positif, ia bermakna "untung". Sekiranya sebaliknya, ia bermakna "rugi".
Berdasrkan formula ini, kita akan memproses data seperti berikut:
Pulangan Jualan = 3 x (10-5)
= 15
Angka 15 adalah positif, maka jual beli ini menguntungkan. Lalu, Jawapan kepada soalan asal "Adakah jual beli kasut menguntungkan?" adalah Ya.
Dalam contoh di atas, angka 15 dianggap sebagai "maklumat" kerana angka inilah yang membantu kita menjawab soalan "Adakah jual beli kasut menguntungkan?".
